Wie digital kann die Kita-Kommunikation mit Eltern sein?

Es ist wie überall gerade: Man spürt, dass Digitalisierung auch den Kitas wirklich weiterhelfen kann – besonders in der aktuellen Zeit. Dennoch gibt es bei vielen Einrichtungen und Entscheidern nach wie vor einige Bedenken und Fragezeichen. Dabei gibt es bereits günstige Anwendungen, die webbasiert und somit ganz schnell und einfach eingerichtet und sofort startklar sind.

Hinzu kommt: Datenschutz ist besonders in Kitas ein hohes Gut. Bevor man dort etwas falsch macht, setzen Einrichtungen oft auf Altbewährtes. Doch es gibt durchaus datenschutzkonforme, digitale Möglichkeiten, die Elternkommunikation nicht nur deutlich verbessern – sondern auch den gesamten Ist-Zustand in Kitas mit wenig Aufwand innerhalb von wenigen Tagen wesentlich optimieren können. 

Da das Thema komplex und die Möglichkeiten vielfältig sind, richte ich mit diesem Blogbeitrag den Schwerpunkt auf einen Teilbereich, der – konsequent digitalisiert – schon wesentliche Vorteile für Kitas mit sich bringt: Die digitale Elternkommunikation. Welche Chancen und Risiken digitale Elternkommunikation hat, wie man alle Akteure hier gleichermaßen mitnehmen kann und worauf man sonst noch achten sollte – all das bündele ich in fünf Fragen und Antworten, die mir in meiner Praxis als Digital-Experte regelmäßig begegnen.

1. Statt Zettelwirtschaft ein Messenger wie WhatsApp: Ja – oder nein?

Nicht erst Corona hat gezeigt, dass der Austausch mit Eltern über Zettel, Mails und Telefonate aufwendig ist. Und wir alle wissen, wie gut die Abstimmung in einer WhatsApp-Gruppe funktionieren kann – damit erreicht man fast jeden und kann mit reichlich Feedback rechnen. Das hat Charme und ist echte Elternbeteiligung. Als offizielles Medi-um zum Austausch zwischen Kita und Eltern sind Dienste wie WhatsApp aber definitiv nicht mit den europäischen Datenschutzstandards in Einklang zu bringen. Dabei macht eine digitale Plattform aber durchaus Sinn, damit Kitas nicht andere Wege zur Abstimmung und Organisation mit Eltern suchen müssen. Es gibt deshalb zum Beispiel Kita-Apps, die Messenger-Funktionen völlig datenschutzkonform bieten und gleichzeitig deutlich mehr können als Whatsapp und Co. Sie sind bereits für einige Kitas ein sinnvolles Instrument, um Organisation und Abstimmung zu verbessern.

Deshalb: NEIN zu reinen, nicht datenschutzkonformen Messenger-Diensten, JA zu digitalen Lösungen mit Mehrwert für die Kitas. 

2. Welche Helfer gibt es?

Es gibt viele verschiedene Tools für ganz unterschiedliche Prozesse. In Bezug auf die digitale Elternkommunikation sind häufig Kita-Apps im Einsatz, die eine Vielzahl an Aus-tausch-Funktionen bündeln. Diese Programme bieten zum Beispiel Einzel- und Gruppenchats. Erzieher*innen können aber auch Bilder mit Einblicken in den Kita-Alltag hochladen. Letzteres ist gerade in der Pandemie-Hochphase für Eltern besonders schön, da sie viele Monate die Einrichtungen nicht betreten durften. Aber auch Speisepläne lassen sich hinterlegen, Packlisten für Ausflüge oder so wichtige Infos wie Details zu Allergien und Unverträglichkeiten werden auf einer Oberfläche gebündelt.

Kurz: Einige dieser Apps sind umfangreiche Alleskönner und echte Organisationstalente, die den Alltag in vielen Aspekten erleichtern und effizienter machen. 

3. Wie schafft man für digitale Tools wie Kita-Apps Akzeptanz bei Fachkräften?

Die Einbindung von digitalen Helfern funktioniert nicht per Weisung, sondern durch echte Überzeugung. Dazu gehört Transparenz und gute Kommunikation. Erklärt man den Nutzen, sind viele Fachkräfte begeistert, auch weil sie einen deutlichen Gewinn sehen für die eigentliche Arbeit – nämlich die mit den Kindern. Besonders in Deutschlands Kitas sind die Personaldecken leider oft sehr dünn, hinzu kommt Mehrarbeit, aktuell zum Beispiel durch Hygienekonzepte und Corona-Testungen. Viele Betreiber und deren Mitarbeitende sind deshalb dankbar für jede sinnvolle Entlastungsmöglichkeit. Funktionale, intuitiv bedienbare Apps können ein wichtiger Baustein sein, um den bestehenden Fachkräftemangel einzudämmen und bestehende Mitarbeiter wertzuschätzen, indem man administrative Arbeit von deren Schultern herunternimmt. Ich erlebe häufig, wie gut das funktioniert und wie sinnvoll die neu gewonnen Freiräume genutzt werden.

Und genauso muss es sein! Digitalisierung soll den Alltag stützen und Mehrwert bringen.

4. Wie schaffe ich Akzeptanz bei Eltern?

Auch Eltern sind in ihrem Alltag mit immer mehr Aufgaben konfrontiert. Auch sie haben das Gefühl, immer mehr stemmen zu müssen. Gleichzeitig ist das Smartphone das Kommunikationsmedium schlechthin – jeder nutzt es und es ist in den meisten Fällen immer griffbereit. Die Bündelung aller aktuellen Kita-Infos zentral über eine App ist deshalb eine sinnvolle Entlastung auch für Eltern. Ein besonders wichtiger Punkt ist aber auch die Frage der Datensicherheit: denn natürlich wollen Eltern, dass die Daten ihrer Kinder geschützt sind und nicht etwa für Werbezwecke genutzt werden. Deshalb sollten Träger hier besonders sensibel sein. Ich empfehle immer, sich bestätigen zu lassen, dass die Software den Europäischen Datenschutzstandards in jedem Detail entspricht. Bei kirchlichen Trägern ist es außerdem wichtig, dass Anbieter auch den kirchlichen Datenschutz vollumfänglich mittragen, das ist nicht bei allen selbstverständlich.

Und zu guter Letzt gilt natürlich auch, den Eltern zu signalisieren: Die Entlastung der Kita kommt auch dem eigenen Kind zugute. Denn es bleibt deutlich mehr Zeit für die Betreuung – und vor allem auch für persönliche Elterngespräche, die digitale Helfer ja auf keinen Fall ersetzen sollen. 

5. Wie fange ich an?

Checkliste für Anschaffungen

WLAN, Computer und Tablets gehören zur Mindestausstattung einer Einrichtung, um zeitgemäße Tools zu nutzen. Die Zeiten, in der auf den eigenen Servern irgendetwas langwierig eingerichtet werden mussten, um eine Software einzuführen, sind glücklicherweise vorbei. Viele Anbieter vertreiben ihre Produkte im sog. SaaS (Software-as-a-Service)-Modell: Kita-Leitung oder Fachkräfte der Einrichtung loggen sich einfach über einen Internet-Browser des Rechners oder Tablets in der Anwendung ein, und können so die „Software“ (SaaS) direkt nutzen. 

Für die Eltern stehen hierbei meist kostenfreie Smartphone-Apps in den gängigen App Stores zum Download zur Verfügung, oder auch sie können die Anwendung über den Browser bedienen – die Zugangsdaten erhalten sie von der Einrichtung.

Funktionsumfang definieren

Außerdem gilt es zu klären, welche Funktionen im Alltag Sinn machen: Sind zum Beispiel Einzel- und Gruppenchats wichtig? Sollen Bilder Einblicke in den Kita-Alltag geben? Werden künftig zum Beispiel wichtige Infos wie etwa Medikamentenlisten hinterlegt oder das Sommerfest per App organisiert? Ist die lückenlose Dokumentation von Be-treuungszeiten und Abholern künftig digital geplant? 

Wenn der angedachte Nutzen und Funktionen definiert sind, lohnt sich ein Blick auf die Hersteller von Kita-Apps und ein persönlicher Kontakt: Denn viele Unternehmen setzen auch Testsysteme in Abstimmung mit den Einrichtungen auf. Das ist sehr praxisorien-tiert und man erkennt so schnell, welche Mehrwerte für den eigenen Kita-Alltag Sinn machen. Auch die Frage nach der Einhaltung der Europäischen Datenschutzstandards (und da wo nötig des kirchlichen Datenschutzes) sollte man nicht vergessen. 

Zeitrahmen kennen

Systeme für Elternkommunikation in Kitas zu realisieren, ist keine Mammutaufgabe: Viele Systeme lassen sich in wenigen Wochen, manche sogar innerhalb von 24 Stunden umsetzen. Voraussetzung: Die Kita zieht mit und agiert mit den Dienstleistern Hand in Hand. Besonders in der Corona-Zeit zählt für viele genau diese Schnelligkeit, denn gerade im Krisenfall spielen Kita-Apps ihren Nutzen voll aus: Mit nur wenigen Klicks werden zum Beispiel alle Eltern über Schließungen, Hygienekonzepte und Änderungen zeitgleich informiert, alle wichtigen Details sind zentral abgelegt. Wer einmal so kommuniziert hat, mag darauf oft nicht mehr verzichten – und die Vorarbeit, die sich wirklich in Grenzen hält, hat sich schnell gelohnt.